Vi anbefaler at du alltid bruker siste versjon av nettleseren din.
logo Helgelandssykehuset

Del 2 - Søknadsskriving

Her får du en oversikt over det du bør vite når du skal søke å få tilgang til studiedata, eller søknad til å finansiere prosjektet ditt.

 

Her får du informasjon om søke etter tilgang til forskningsdata og etter forskningsmidler.

 

Før du kan søke om tilgang til helsedata er det endel informasjon som du har nødt til å sette deg inn i. Først må du få klarhet i hvilke type data du trenger. 

Definer studiene din. 
Har du et tydelig forskningsspørsmål og en definert plan for studiedesign, vil saksbehandleren din forstå problemstillingen - og hva slags data som er relevant for den - mye raskere. Vær så tydelig som mulig og begrunn vurderingene du gjør når du beskriver formål med bruk av data, studiedesign og dataene du søker om både i søknaden og i forskningsprotokollen. Det vil gjøre det mye enklere for saksbehandleren din å finne korrekte data og å vurdere om formålet du søker om å bruke dataene til er innenfor registerets formål.  (Husk at saksbehandlere fakturerer for arbeidstimene de legger i å veilede og finne korrekte data til deg. Timeprisen variere!)

Bestemme studiedesign. 
Eksempler på studiedesign som bruker helsedata fra registre er:
  • Kohortstudie
  • Kasus-kontrollstudier
  • Naturlige eksperimenter
  • Registeroppfølging av kliniske studier
Når du definerer populasjonen, utvalget og variablene, kan dette føre til en risiko for indirekte identifisering av enkeltpersoner. Vurder derfor nøye hvilke opplysninger du har behov for og begrunn hvorfor opplysningene trengs i din studie. 
Desto flere variabler det søkes om, jo større er risikoen for at enkeltpersoner kan identifiseres. Konsekvensen kan være at søknaden din ikke blir godkjent når du søker fra registre eller søker om etiske vurdering hos Regional etisk komité (REK). 
Derfor er det lurt å gjøre en grundig vurdering på om variabler du i utgangspunktet ber om kan modereres eller begrenses. Trenger du å vite kjønn? Trenger du å vite behandlingssted eller kan du heller bruke helseregion? Kan du gruppere bosted ut fra fylke heller enn kommune?
Datoer er vurdert som spesielt sensitive ettersom du kan se på forløp over tid. Når data fra forskjellige registere skal koples, kan det være et krav fra registerforvalterne om å bruke referansedatoer for å unngår indirekte identifisering. Da blir registerforvalterne enige om en refersansedato, som du som forsker ikke får vite. Intervallene mellom de ulike datoene skal stemme overens med de relle datoene slik at analysen din blir riktig. 
(Tips: Du gjør deg selv en tjeneste ved å være proakiv og undersøke hos de aktuelle datakildene om de dataene du trenger kan utleveres, før du ferdigstiller forskningsprotokollen din. Jo tydeligere du er på beskrivelsen og begrunnelsen av studiedesignet, desto større er sjansen for at du får korrekte data fra starten av).

Sett deg inn i gjeldende regelverk.
Jo bedre du kjenner til regelverket for utlevering av helsedata i Norge, desto større er sjansene for at du leverer en søknad som blir godkjent raskere. 
Du har et ansvar for å rådføre deg med din forskningsinstitusjon (personvernombudet) for å vurdere om behandlingen av opplysninger er av en slilk karakter at det kreves en vurdering av personvernkonsekvenser (DPIA). Du får et godt utgangspunkt for søknadprosessen din ved å sette deg inn i de lovene og forskriftene som regulerer utlevering av data fra de registrene du skal søke om data fra. Det vil gi deg en bedre forståelse av hvordan personvernet ivaretas hos hver enkelt kilde.  Vær oppmerksom på at før du søker om personidentifiserbare opplysninger, må prosjektet ditt være godkjent av din dataansvarlige virksomhet. Hvis prosjektet ditt også forutsetter godkjenninger fra andre instanser, for eksempel etisk forhåndsgodkjenning fra Regional etisk komite (REK), må dette være innhentet før du sender søknaden. Hovedregelen er at graden av personidentifikasjon for helseopplysninger skal ikke være større enn nødvendig for å nå formålene med forskningen.  ​Dersom du er i tvil om du trenger å søke til REK, så kan du legge frem projektet for en forhåndsvurdering fra REK. Sjekk REK sin hjemmeside for søknadsskjema for etisk vurdering og hvordan du sender inn skjema for fremleggsvurdering.  Helseopplysninger er underlagt taushetsplikt. Søker du om personidentifiserende opplysninger (direkte eller indirekte), må du enten innhente samtykke fra de registrerte eller søke om dispensasjon fra taushetplikt i samsvar med reglene i helseforskingsloven (§ 35) og helsepersonelloven (§§ 29 og 29b). Søknad om dispensasjon av taushetplikt behandles av REK dersom formålet er forskning.  (Du får et godt utgangspunkt for søknadsprosessen din ved å sette deg inn i de hjemlene og godkjenningene som er knyttet til kildene du skal søke data hos. Enkelte registerforvaltere har egne søknadsveiledere.) 

Vite hvordan du søker om data hos flere registre
​I mange forskningsprosjekter er det nødvendig å søke om data fra flere datakilder. Når du søker om data fra flere kilder, er det også større risiko for at  det tar lengre tid å få dataene. Skal du søke om data fra flere datakilder, må du kommunisere dette tydelig i søknaden din og gjerne beskrive hvilke data du ønsker å koble. Da får saksbehandleren ingen overraskelser underveis når han skal trekke ut data for deg. Derfor er det viktig å finne ut hvilke registre og kilder du ønsker å søke data fra allerede nå, og sette deg inn i de ulike reglene for hver datakilde. 
Det kan ofte ta lenger tid når du ønsker å koble data fra pseudonyme registre med data fra andre kilder. Både reseptregisteret og IPLOS er pseduonyme registre. Det betyr at det ikke er lagret informasjon om navn, adresse eller fødselsenummer, men at fødselnummeret er erstattet med et psedudonym. 

Her finner du ulike typer datakilder. Helseregistre, medisinske kvalitetsregistre, helseundersøkelser, biobanker, åpne data og statistikk. Lenke til datakilder

Her kan du lage variabellister, laste dem ned og bruke dem i søknader om datatilgang.

​Under finner du lenker til to veiledere som forteller deg om de ulike type dataene og hva som kreves for at du skal kunne få tilgang til dem:

Personidentifiserbare opplysninge​r​​

​Anonyme opplysninger

Når du skriver søknad bør du:

  • Se over variablene en ekstra gang
    • ​Hva slags spesifiserte data du søker etter påvirker resten av søknadsprosessen din. Unngå at personene blir identifiserbare ved å bruke felt som gjør dette . Det kan derfor være lurt å redusere mengden variabler du søker om så mye som mulig, for å øke sannsynligheten for at søknaden blir godkjent.
    • På grunn av regelverket for å koble ulike typer data, vil for eksempel data fra pseudonyme registre kunne forsinke prosessen. Eksempler på dette er data fra Reseptregisteret og IPLOS og sosioøkonomiske data fra SSB som skal inngå i en koblet fil.
  • Kontakte de respektive registrene
    • Ulike søknadsfrister for hver registre. Hvilke dokumenter må du legge ved? Når er søknadsfristen? Spesielle forhold?
    • Saksbehandler foretrekke normalt å kommuniserer skriftlig gjennom e-post. Dette er for å sikre dokumentasjone underveis i porsessen. 
  • Legge ved viktig dokumenter
    • Dobbeltsjekk at du har lagt ved alt saksbehandler trenger. F.eks.:
      • Variabelliste, komplett søknadsskjema, søknad og godkjening fra REK, Forksningsprotokoll/-beskrivelse, CV-en din.
      • Husk at REK har mandat til å gi dispensasjon for å behandle taushetsbelagte opplysninger. Dispensasjonen er personlig. Det er derfor viktig at personer som skal være med i prosjektet/behandle opplysningene listes som forskningmedarbeidere i en REK søknad .
      • Det bør også være en databehandleravtale mellom institusjonene.
      • Data må slettes når prosjektet er ferdig. 


Motta data: 

Les mer under: Personidentifiserbare opplysninge​r​​


​

 

Hvor skal du søke etter finansiering?

​​Det er mange kilder du kan søke etter finansiering fra. Vår nettside som omhandler informasjon for å søke etter intere og eksterne midler finner du her.

Hvordan skrive en god søknad? 

Det er en introduksjonsdag for å skrive søkander som avholdes fra KFA. Se gjerne på opptak av tidligere informasjonsmøter.  Det er viktig å ha en forskningsprotokoll ferdig. 

Sette opp budsjett (Lenke til Forskningsrådets side)​​

​Tilbake til Planlegge forskningsprosjekt​ - del 2​

Sist oppdatert 07.11.2024